Zarządzanie Projektami w IT – Część 1

Zarządzanie Projektami w IT – Część 1

Każdy projekt czy to w IT czy innej branży  jest inny. Projekty różnią się nie tylko ze względu na budżet ale i wymagają unikalnego podejścia, pracy różnymi metodykami, zaangażowania różnych zespołów i specjalistów oraz tego co równie ważne wiary w projekt i odpowiedniego podejścia.  Jednak wiele z projektów kończy się niepowodzeniem, niektóre nie są dostarczane na czas a w innych nie spina się budżet. Project Managerowie mają nawet żart „nie takie projekty się kładło”,  mówiący w nieco prześmiewczym  tonie o mnogości projektów, w których coś poszło nie tak. Dlaczego odpowiednie zarządzanie jest  ważne?

W tym artykule postaramy się odpowiedzieć co to jest metoda MoSCoW i zasada SMART?

Słowem wstępu  „… zarządzanie projektem (ang. project management) – jest definiowane jako planowanie, organizacja, monitorowanie i kierowanie wszystkimi aspektami projektu  oraz motywowanie wszystkich  jego uczestników, prowadzące do pewnego osiągnięcia celów projektu, bezpiecznie i w ramach uzgodnionego czasu, kosztu i kryteriów wykonania”. Każdy projekt ma za zadanie osiągnięcie postawionych sobie celów.

Ważne jest by podkreślić, że osiąganie celu głównego i celów pośrednich powinno się odbywać w ograniczonym czasie. Nawet jeśli  zaplanowany harmonogram rozmija się z prawdą należy zweryfikować cele i deadliny. Być może w takim wypadku należy na nowo ustalić priorytety. Pomocna w takiej sytuacji może być metoda MoSCoW.

• M – Must ( musi być) wszystkie wymagania, które muszą być spełnione w projekcie.

Przy tworzeniu nowego sklepu internetowego to np. możliwość płatności, wiemy że sklep nie ma sensu istnieć jeśli klient nie będzie mógł zapłacić za towar.

• S – Should (powinien być) zbiór  wymagań, którym nadajemy wysoki priorytet, ale nie krytyczny. To znaczy, że brak pewnej funkcjonalności wiąże się w tym przypadku z poważnymi konsekwencjami. W takim wypadku możemy mówić o możliwości wyboru  różnych metoda dostawy. Klient może sobie wybrać wygodny dla siebie: odbiór osobisty, paczkę do paczkomatu, paczkę ruch, przesyłki wysyłane Pocztą Polską czy kurierem. Ustawienie jednej metody wysyłki np. drogą firmą kurierska może spowodować porzucenie koszyka na ostatnim etapie zakupowym.
• C – Could ( może być) zbiór wymagań, które mogłyby zostać zrealizowane, są pożądane ale np. w  momencie nieskończenia projektu  jako pierwsze pozostaną odrzucone. Stanowią główną pulę rezerwową, mogłyby zostać zrealizowane jeśli pozwoli na to czas, zasoby i budżet. Przy tworzeniu sklepu internetowego byłby to np. dodatkowy rodzaj płatności, czyli oprócz przelewu tradycyjnego, dotpay, paypal byłby tez dodatkowo  blik.
• W – Won’t ( nie będzie) w takim wypadku mówimy o wymaganiu, które w danej fazie projektu  nie będzie wdrażane czy zrealizowane. Czasami zamiennie mówi się o Would have  (mogłyby być) zrealizowane gdyby czas i zasoby pozwoliły, a wiec temat wdrożenia pozostaje otwarty. W naszym sklepie internetowym byłyby to np. wish listy (lista życzeń) co potencjalny klient chciałby sobie kupić, na co obecnie nie ma środków, ale czym jest zainteresowany.

Pozostałe litery ”o” w słowie MoSCoW pełnią funkcję nieznaczących łączników i są dodane tylko po to by łatwiej było wypowiedzieć całą nazwę. Wyżej opisana metoda ma zastosowanie nie tylko w IT,  ale w wielu dziedzinach życia. Ostatnio przy kawie MoSCoW poleciłam mojej koleżance, która planuje ślub i wesele z narzeczonym. Każdy z nich ma inne priorytety. Zaleciłam by  spisali swoje „musty, shouldy, couldy i won’ty” i w ten sposób uznali co na ich weselu musi być a z czego mogą zrezygnować, bo np. zabraknie funduszy.

Drugim zagadnieniem jakie chciałam dziś podjąć to określenie celów projektu. Jest to niezbędne, ponieważ pozwala jasno sprecyzować w jakim kierunku powinny zmierzać podejmowane działania.

I tak by projekt zakończył się sukcesem należy pamiętać m.in. o prawidłowym zdefiniowaniu celów w projekcie np. za pomocą zasady SMART. Zgodnie z akronimem tworzącym nazwę koncepcji, każdy cel powinien być zbiorem pięciu cech:

• Specific – (Specyficzny)  jasno sprecyzowany, zdefiniowany, jednoznaczny. Powinniśmy wiedzieć co dokładnie chcemy osiągnąć. To cel, który łatwo sobie wyobrazić i zmierzyć a jego interpretacja nie podlega dyskusji.
• Measurable (Mierzalny) – a więc tak sformułowany, by dawał  możliwość zmierzenia postępu . Mierzalność pozwala jednoznacznie określić czy cel został osiągnięty.
• Ambitious/  Achievable – ( Ambitny, Atrakcyjny czasem tłumaczony jako Osiągalny) – cel  nie może być rutyną, jego osiągnięcie wymaga  wysiłku i pracy. Często stawia się tu pytanie po co chcemy go realizować? Osiągnięcie celu powinno być wyzwaniem i dać wymierną korzyść. Jeśli cel ma być osiągalny, to osoby które mają go osiągnąć muszą mieć  niezbędne zasoby potrzebne do jego realizacji
• Realistic /  Relevant) – cel powinien być Rzeczywisty,  Realny, Istotny  i możliwy do osiągnięcia.
• Time-bound –  Terminowy, cel powinien być dokładnie określony w czasie. Sprecyzowanie  konkretnego terminu często mobilizuje zespół do prac.

W świecie IT ciagle mówimy o wdrożeniu aplikacji, strony sklepu czy serwisu  w konkretnym czasie o konkretnym budżecie itd.

A teraz pomysł na zastosowanie SMART dla tych co chcieliby zrzucić trochę tu i tamJ

Cel : chciałabym schudnąć

1. Czy jest specyficzny i sprecyzowany? Jesli mamy go sobie wyobrazić i zmierzyć, to pierwsze co sie nasuwa to ile schudnąć i po co? Dlatego lepiej byłoby doprecyzować:  Chciałabym schudnąć 10 kg, żeby lepiej się czuć.
2. Czy jest mierzalny? Po zmianie trochę bardziej, ale tu też trzeba uszczegółowić prnp. Chciałabym chudnąć 1kg w ciągu dwóch tygodni, czyli za 20 tygodni będę ważyła 10 kg mniej.
3. Czy jest atrakcyjny? Tu widzę mały problem, kocham słodycze i nie lubię ćwiczyć ale wizja mniejszego rozmiaru ubrań i lepszego samopoczucia jest warta każdej ceny.  W związku z czym w czasie mojego odchudzania odstawię słodycze, zacznę pić soki,

zadbam o prawidłowe odżywianie  i będę trenowała zumbę. Lubię zumbę kiedyś sprawiała mi dużo radości.

• Czy jest realistyczny? Nie za bardzo. W czasie pandemicznym kluby fitness są pozamykane a wizja wstawania wcześniej by zrobić sok i ugotować 5 posiłków niezbyt napawa mnie optymizmem, dlatego warto swój cel przebudować: Będę ćwiczyła zumbę online 3 razy w tygodniu i codziennie wieczorem przygotuję sobie sok i 3 zbilansowane posiłki  na dzień  następny. W ramach przekąski będzie mi służył sok lub owoc.
•  Czy jest terminowy? Teraz jak najbardziej. Biorąc pod uwagę, że

jest 26 listopada i 20 tygodni mija 15 kwietnia powinnam do tej pory schudnąć 10 kg czyli 1kg w ciągu 2 tygodni.

Nowy cel będzie zatem brzmiał:

Do połowy kwietnia schudnę 10 kg trenując 3 razy w tygodniu zumbę, jedząc 3 zbilansowane posiłki przy jednoczesnym odstawieniu słodyczy. W razie pilącego głodu zawsze będę miała pod ręką sok lub owoc.

Na koniec zadanie dla chętnych…. Przy planowaniu swoich postanowień noworocznych lub następnych wakacji spróbujcie zrobić to metodą SMART J Polecam

Bibliografia:

• Kozina A.  „Formułowanie problemów i celów negocjacji w firmie”
• Jasińska K. Szapiro T. „Zarządzanie procesami realizacji projektów w sektorze ICT”
• APMG International Agile PM „ Agile Project Management Handbook v2”
• Encyklopedia Zarządzania https://mfiles.pl/