W czasach pandemii pewnie wielu przedsiębiorców zadaje sobie to pytanie. Zanim przystąpimy do działania, warto dwa razy zastanowić się, dlaczego chcemy to zrobić. Jeśli motywacją jest wyłącznie oglądanie się na innych, to zapewne nie będzie to najlepsze podejście. Sprecyzowane wymagania np. szukamy nowych klientów lub chcemy zautomatyzować jakieś procesy funkcjonujące już w firmie, ułatwią dobre spożytkowanie swoich pieniędzy i czasu poświęconego w Internecie.
Jeśli nie znamy się na tych całych Internetach, to pewnie warto poradzić się kogoś zaufanego. Na rynku jest spory wybór firm konsultingowych IT. Doradztwo informatyczne jest oczywiście rozwiązaniem dla bogatszych firm, ale warto je stosować zwłaszcza przy większych budżetach. Nie trzeba znać się na IT, żeby rozumieć, że handlowcy w każdej branży działają podobnie i starają się za wszelką cenę sprzedawać. Jeśli nie zdecydujemy się na konsulting IT, warto zainteresować się danym tematem, chociaż w podstawowym zakresie, żeby rozumieć, co chcemy zrobić. W sieci jest bardzo dużo materiałów dydaktycznych. Należy tylko zadać dobre pytanie wujkowi Google. Kolejnym krokiem jest wysłanie zapytań do kilku firm i zebranie przynajmniej trzech ofert dla porównania. Jeśli nie mamy na to wszystko czasu, to już pierwsza przesłanka, że potrzebujemy wsparcia (partnera) w temacie. Po zebraniu ofert klasycznie decyzja powinna sprowadzić się do trójkąta: budżetu, jakości i czasu.
Kiedy koncentrujemy się na jednym z boków, to tracimy na pozostałych. Idealnie jest to zrównoważyć.
Jak wybrać wykonawcę?
Wybór wykonawcy może wiązać się z wyborem technologii. Innymi słowy, wybierając partnera do wdrożenia – wybieramy jednocześnie partnera technologicznego, na którym będzie bazował wykonawca. Zasadniczo nie ma złych technologii, a jest raczej ich złe użycie. Trzymanie się jednej technologii jest wygodne, ale uzależnia nas od jego dostawców. Hybrydowe rozwiązania są elastyczne, ale kłopotliwe i kosztowne często stają się integracje systemów. To jest już wiedza specjalistyczna i warto mieć w tym miejscu zaufanego partnera, który będzie lojalny i pomoże w każdej sytuacji. Jeśli już wiemy, z kim i co chcemy zrobić, musimy pamiętać, że jeśli przychodźmy do wykonawcy, to będzie on skoncentrowany głównie na wykonaniu projektu i wystawieniu faktury. Jest to normalne, wiec musimy sobie uświadomić, że w czasie wdrożenia musimy być obecni i dostępni dla wykonawcy w projekcie. Części decyzyjnej nikt za nas nie zrealizuje. Niezmiernie ważnym etapem realizacji jest planowanie i projektowanie. Musimy pamiętać, że nikt tego bez nas dobrze nie zrobi. Realizacja bez ustalonego wcześniej zakresu, to w IT bardzo niebezpieczna ścieżka postępowania. Jeśli na wczesnych etapach ustalimy z profesjonalistami, czego finalnie oczekujemy, to droga do ich realizacji będzie dużo prostsza. Bez względu na metodę prowadzenia projektu.
Tutaj najczęściej najlepszym pierwszym krokiem może okazać się audyt. Zwyczajnie często nie wiemy, jaki jest faktycznie obecny stan rzeczy i warto ustalić to przed rozpoczęciem wdrożenia. Jeśli możemy zamówić go u zewnętrznej firmy, to świetnie. Jeśli nie, to staramy się we własnym zakresie zbadać nasze IT i ile tak naprawdę naszej firmy jest już w Internecie.
Wracając jeszcze do wymagań, to nic innego jak odpowiedzenie sobie na pytanie, czego potrzebujemy i w jaki sposób będziemy to realizować. Na dzień dzisiejszy Internet oferuje nam prawie nieograniczone możliwości, dlatego warto dobrze się zastanowić, od czego zaczniemy. Wybór pierwszych narzędzi lub rozwiązań przyczyni się z pewnością do tego, co wydarzy się dalej. Zaczynając dla przykładu od najbardziej podstawowego wymagania, jakim kieruje się przedsiębiorca: chęć zdobycia większej liczby klientów. Zorientujemy się, że musimy odpowiedzieć sobie na kolejną serię ważnych pytań: kim są nasi klienci? Na jakich klientach zależy nam najbardziej (którzy przynoszą nam najwyższy dochód, posiadają stałe zlecenia lub po prostu dobrze nam się z nimi współpracuje)? Gdzie możemy ich znaleźć w Internecie? Itp.
Warto wiedzieć, że jest kilka metod współpracy z partnerami w sieci:
- Klasyczne projektowe podejście. Mamy budżet i wiemy, co chcemy otrzymać w określonym czasie. Warto pamiętać w tym układzie, że rozwiązanie IT potrzebuje najczęściej utrzymania, konserwacji, wsparcia itp. Trzeba się zastanowić czy gdy wykonawca zniknie po wykonaniu zlecenia, to jest dla nas ok? Jest gro firm, które działają wyłącznie projektowo i nie potrafią opiekować się tym, co zrobili. Sporo na mieście jest niechcianych systemów, których ojcowie zniknęli. Aby wziąć odpowiedzialność za czyjś system, trzeba mieć sporo wytrwałości i zacięcia w sobie.
- Time and materials to podejście, w którym godzimy się płacić wykonawcy na podstawie poświęconego czasu.
- Body leasing sprawdza się gdy zwyczajnie szukasz rąk do pracy. Wiesz co robić, masz zespół i potrzebujesz chwilowego wsparcia.
Ważne jest , żeby być zorientowanym, chociaż z grubsza, że jest kilka podstawowych sposobów prowadzenia projektów IT:
- Model kaskadowy (ang. waterfall model) – wykonujemy etap po etapie we wcześniej ustalonym porządku (harmonogram przypomina wodospad).
- Metodyki zwinne – działamy w cyklach i podejmujmy tematu zgromadzone w backlogu (większa otwartość na zmiany)
- Hybrydowe metody zarządzania projektami – łączą kilka różnych podejść.
Warto podpytać, w jakim trybie będziemy działać w projekcie. Pomoże to lepiej zrozumieć, gdzie jesteśmy i dokąd zmierzamy. Warto w tym miejscu również wspomnieć o zarządzaniu zmianą. Tzn., że w trakcie wdrożenia często się coś zmienia. Internet dziś może znacząco zmienić się jutro. Warto sobie to uzmysłowić. Z jednej strony zdecydowaliśmy już, co robimy, ile to kosztuje i jak chcemy to zrealizować. Z drugiej strony pojawiają się okoliczności, które w znaczącym stopniu to zmieniają. Trzeba wiedzieć, że jest to też normalne i jedynym rozwiązaniem jest kontrolowanie tych zmian. Rozmawianie o nich, zapisywanie wniosków, decyzyjność. Ważne jest zwracanie uwagi na zmieniającą się rzeczywistość wokół, żeby projekt, finalnie spełnił wymagania. W ekstremalnych przypadkach wymagania też mogą się zmienić. Warto szukać konsensusów, a nie realizować bezsensowny projekt.
Podsumowując, wchodząc w jakiś produkt / usługę / relację z partnerem IT warto się jej uczyć. Im lepiej ją poznamy, tym nasze życie będzie prostsze, a nasza firma będzie się lepiej rozwijać. Warto mieć kontrolę, w którym kierunku rozwija się partner IT. I niejednokrotnie warto rozwijać się z nim. Trochę jakbyśmy szli w jego kierunku, ale defacto jest to podążanie za trendami na rynku. Partner IT najczęściej rozwijał się będzie w kierunku najbardziej pożądanym przez rynek i dla tego warto za nim nadążać.