Czy system informatyczny może uratować sytuację, gdy nadchodzi powódź, a liczba potrzebujących rośnie lawinowo z godziny na godzinę? Tak, ale pod jednym warunkiem: organizacja musi umieć go obsługiwać, zanim nadejdzie pierwsza fala.
W Lemonova wierzymy, że technologia ma sens tylko wtedy, gdy realnie wspiera ludzi. Dlatego podjęliśmy się technicznego wdrożenia systemu Sahana Eden – jednego z najbardziej zaawansowanych rozwiązań Open Source do zarządzania kryzysowego na świecie.
W tym wpisie pokażemy, dlaczego NGO potrzebują dedykowanych narzędzi, jak wygląda zaplecze technologiczne takiego wdrożenia i dlaczego kluczem do sukcesu jest połączenie codziennej pracy projektowej z gotowością na kryzys.
Problem: Arkusz kalkulacyjny to za mało
Wiele Organizacji Pozarządowych (NGO) wykonuje tytaniczną pracę, opierając się na prostych narzędziach biurowych. E-maile, komunikatory i nieskończone arkusze w Excelu sprawdzają się w „czasach pokoju”. Jednak, gdy wybucha kryzys – taki jak wojna w Ukrainie czy powódź w 2024 roku – te metody przestają działać.
Pojawia się chaos informacyjny:
- Dublowanie pomocy (dwie ciężarówki jadą w to samo miejsce).
- Brak aktualnych danych o stanach magazynowych.
- Trudność w szybkim przypisaniu zadań wolontariuszom.
Rozwiązanie: Jeden system, dwa tryby działania
Wdrażając Sahana Eden (w konfiguracji opartej na szablonie BETRA), przyjęliśmy w Lemonova kluczowe założenie: System „na kryzys” nie może stać pusty i czekać na katastrofę. Nikt nie będzie pamiętał hasła do systemu, do którego loguje się raz na 5 lat.
Dlatego wdrożone przez nas rozwiązanie obsługuje dwa tryby:
1. Tryb Codzienny (Peace-time): Organizacja wykorzystuje system do bieżącej działalności statutowej.
- Zarządzanie projektami: Planowanie zadań, budżetowanie, harmonogramy.
- Baza HR i Wolontariuszy: Ewidencja kompetencji, szkoleń i dostępności zespołu.
- Zarządzanie zasobami (Assets): Inwentaryzacja sprzętu, floty pojazdów czy wyposażenia biurowego.
2. Tryb Kryzysowy (Emergency): Gdy nadchodzi zagrożenie, organizacja „przełącza wajchę”. Użytkownicy pracują w tym samym, znanym sobie środowisku, ale uruchamiają dodatkowe moduły:
- Mapowanie potrzeb: Zgłoszenia z terenu nanoszone na cyfrową mapę.
- Zarządzanie darami: Śledzenie łańcucha dostaw od darczyńcy do beneficjenta.
- Koordynacja zgłoszeń: System biletowy dla próśb o pomoc.
Dzięki temu, gdy wybija godzina próby, zespół nie traci czasu na naukę narzędzia. Po prostu zaczyna działać intensywniej, w środowisku, które zna z codziennej pracy.
Technologia pod maską: Python i Web2py
Jako software house, postawiliśmy na sprawdzone i stabilne technologie. Sahana Eden to rozwiązanie klasy Enterprise, napisane w języku Python, co dla NGO niesie szereg korzyści:
- Stabilność i bezpieczeństwo: Python to standard w przetwarzaniu danych i backendzie.
- Framework Web2py: Sahana opiera się na frameworku Web2py, co pozwala na szybkie rapid development i łatwe dostosowywanie modułów do specyficznych potrzeb polskiego NGO.
- Open Source: Brak opłat licencyjnych. Klient płaci za wdrożenie, konfigurację i hosting, a nie za „pudełko”.
Naszą rolą jako Lemonova było nie tylko „postawienie serwera”. Przeprowadziliśmy pełną konfigurację, dostosowanie pól formularzy do polskich realiów oraz zapewnienie wydajności, która wytrzyma nagły skok ruchu (tzw. traffic spikes) typowy dla sytuacji kryzysowych.
Dlaczego warto wdrożyć system PRZED kryzysem?
Doświadczenia z powodzi w Kotlinie Kłodzkiej pokazały jasno: wdrażanie oprogramowania w trakcie trwania katastrofy jest jak nauka pływania podczas sztormu. Możliwe, ale bardzo ryzykowne i mało efektywne.
Organizacje, które posiadają wdrożone procesy i narzędzia wcześniej:
- Działają natychmiast: Nie tracą pierwszych 48 godzin na organizację kanałów komunikacji.
- Budują zaufanie: Darczyńcy i partnerzy widzą profesjonalizm i transparentność w raportowaniu.
- Dbają o zespół: Automatyzacja zdejmuje z wolontariuszy żmudną pracę biurową, chroniąc ich przed wypaleniem.
Zacznij od procesów, nie od kodu
Wdrożenie systemu IT w organizacji humanitarnej to nie jest zadanie typu „zainstaluj i zapomnij”. To proces zmiany sposobu pracy.
W Lemonova wiemy, że każda organizacja ma swoją specyfikę. Dlatego zanim napiszemy pierwszą linijkę kodu lub skonfigurujemy pierwszy moduł, zaczynamy od analizy.
Zastanawiasz się, czy Twoja organizacja jest gotowa na cyfrową transformację? A może szukasz partnera technologicznego, który rozumie specyfikę sektora NGO?
Nie czekaj na kolejny kryzys. Skontaktuj się z nami. Porozmawiajmy o audycie Twoich procesów i sprawdźmy, jak technologia może wesprzeć Waszą misję – na co dzień i w godzinie próby.