Jeden z moich bliskich znajomych podczas sylwestrowego rytuału życzeń powiedział głośno: chciałbym aby był to rok wielkich zmian. I spełniło się. Jak za sprawą magicznej różdżki niemal każda znana nam branża odczuła wpływ pandemii, która odbiła się szerokim echem w gospodarstwach domowych.
Pracujemy zdalnie, pracujemy inaczej, staramy się łączyć pracę zdalną z życiem rodzinnym. Nikomu w czasie telekonferencji nie przeszkadza już szczekający pies czy płaczące dziecko. Co więcej czasem nie trzeba włączać kamery, więc nie trzeba się przygotowywać, ubierać i szykować a jeśli to robimy to na górę zakładamy koszule a dół zostaje od piżamy.
Gdyby zapytać nieinformatyków w grudniu 2019 roku co to jest Slack, Teams albo Zoom, moglibyśmy spodziewać się sporadycznych trafień. Trzy miesiące później zarówno nauczyciele, jak i politycy doskonale wiedzieli, że cyfryzacja przyszła nieoczekiwanie i szybko trzeba się zaadaptować do nowych warunków.
W Lemonova od samego początku pracowaliśmy w rozproszeniu, dlatego nowa sytuacja była poniekąd dla nas odzwierciedleniem na skalę światową przyjętych standardów. Staramy się zaspokajać potrzeby i oczekiwania naszych klientów tak by wypuszczany końcowy produkt gwarantował najwyższą jakość, co jest możliwe przy wykorzystaniu sprawdzonych narzędzi.
Po telekonferencji z Klientem wysyłamy minutki ze spotkania- meeting minutes tak zwane podsumowanie rozmowy. Te kilka zdań zazwyczaj wypisanych od podpunktów zawiera podejmowane tematy, podjęte decyzje wraz z listą koniecznych działań i osobami za te zadania odpowiedzialnymi. W ten sposób mówiąc kolokwialnie „każdy zna ustalenia i wie co ma robić. Po jakimś czasie łatwo jest wrócić do ustaleń, które zostały podjęte konkretnego dnia przez konkretnych ludzi – w notatkach zapisujemy daty i osoby uczestniczące w spotkaniu.
Jeśli Klient chce z nami współpracować bliżej zachęcamy do pracy na tablicy kanban Trello. Na tablicy rozpisujemy zadania do realizacji, a każde z nich jest przypisane do jednej z kilku kolumn o nazwach: „do zrobienia”, „testy”, „zrobione”, „do akceptacji” i „zaakceptowane”. W zależności od potrzeb nasze kolumny przyjmują różne nazwy, tak byśmy zarówno my jak i nasz Klient wiedzieli jak wygląda obecny status pracy. Karty przesuwamy od lewej do prawej strony przez kolejne kolumny tablicy, które odpowiadają następującym po sobie etapom procesu. W ten sposób każdy zalogowany użytkownik może na bieżąco kontrolować poszczególne elementy oddawane przez programistów, grafików czy copywriterów.
Przy wytwarzaniu kreacji korzystamy z Zeplin dzięki, któremu akceptacja każdej grafiki nie wymaga indywidualnego spotkania z Klientem. Po pierwsze Zeplin można otworzyć w oknie przeglądarki i nie wymaga instalacji programu na pulpicie. Po drugie program umożliwia pozostawianie komentarzy na przeglądanym projekcie, co pozwala w łatwy sposób odnieść do konkretnego widoku. Co więcej współpraca pomiędzy designerem a deweloperem jest łatwiejsza bo Zeplin po eksporcie plików graficznych daje deweloperowi swobodę przeglądania warstw w projekcie. Projekt przygotowany w Photoshopie za pomocą wtyczki zostaje wyeksportowany do Zeplina, w którym to deweloper widzi dokładny kod, paletę kolorów, odległości pomiędzy obiektami czy rodzaje i wielkość czcionek.
Wszystkie treści przygotowane przez copywriterów przechowujemy w chmurze tak by Klient na bieżąco mógł mieć do nich dostęp i w komentarzach zostawiać nam swoje uwagi. Dodatkowo daje nam to bezpieczeństwo i pewność, że nasze treści i materiały nie ulegną zniszczeniu czy skasowaniu. Każdorazowo efekty pracy programistów Klient może śledzić na bieżąco na serwerach testowych w domenie Lemonovej,
Na rynku jest wiele komunikatorów ułatwiających pracę w zespole. My na co dzień korzystamy ze Slacka. Jest on zsynchronizowany zarówno z Zeplin jak i Trello co pozwala na zintegrowanie naszego projektu z utworzonym kanałem projektowym. W Slacku osoby w danym kanale otrzymują informację o nowym komentarzu i zmianach w projekcie. Podział na wiele kanałów tematycznych umożliwia konwersację dotyczącą wielu projektów w jednym czasie przez różne zespoły. Dzięki Slackowi ograniczyliśmy liczbę przesyłanych maili, a uzyskaliśmy przejrzystą i transparentną komunikację. Do Slacka można zalogować się zarówno przez przeglądarkę jak i ściągnąć aplikację na desktop lub mobile, a co ważne jest ona dostępna zarówno dla użytkowników Androida jak i IOS.
Plusy i minusy współpracy zdalnej
Praca zdalna sprzyja zwinnym metodykom prowadzenia projektów. Status naszych prac i wszelkie wątpliwości możemy rozwiązywać z Klientem na bieżąco dzień po dniu. Nie potrzebujemy cotygodniowych spotkań, dzięki czemu nasz produkt lepiej zaspokaja potrzeby zamawiającego. Klient ma nas na wyciagnięcie dłoni, może zweryfikować postęp naszych działań w dogodnym dla niego momencie, nawet w okienku pomiędzy innymi spotkaniami.
Należy jednak podkreślić, że pracując zdalnie ciężko jest nawiązać bliższą relację, ciężko przejść na ty w czasie telekonferencji. Wideokonferencje są bardziej formalne i konkretne, mniej przestrzeni jest na luźne rozmowy, tym samym obie strony są mniej elastyczne przy współpracy.
Dlaczego w Lemonovej jesteśmy zadowoleni z pracy zdalnej to m.in.:
– Elastyczny czas pracy – pracujemy 8h dziennie w godzinach, które nam odpowiadają, niektórzy z nas to nocne marki i pracują nocą.
– Więcej czasu dla rodziny i przyjaciół– układamy sobie prace w ten sposób by spokojnie odebrać dziecko z przedszkola, zawieźć go na trening czy wyjść na lunch ze znajomymi.
– Nie tracimy czasu i pieniędzy na dojazdy do pracy– zakup benzyny, opłata za parkingi, korki, tłok w komunikacji miejskiej, te rzeczy nas nie dotyczą.
– Możemy podróżować i pracować z różnych miejsc– góry, mazury a latem molo w Sopocie albo festiwal nad Zalewem. Potrzebny jest dostęp do Internetu i porządna bateria w laptopie.
– Ozdabiamy miejsce pracy według własnego uznania– nikt nie może nas zamknąć w „akwarium” , widok z okna na jezioro czemu nie?
– Co jest ważne dla każdego z nas – nikt nie wymaga dress codu – sami decydujemy czy chcemy w 30 stopniowym upale siedzieć w koszuli i szpilkach.
Wady pracy zdalnej z naszej perspektywy:
– Mamy mniej czasu na relacje interpersonalne z kolegami z pracy – w czasie naszych codziennych statusów rozmawiamy o sytuacji w projekcie, nie ma czasu na luźne rozmowy przy kawie.
– Niektórzy z nas mówią, że ciężko znaleźć balans pomiędzy pracą a życiem codziennym, nie ma momentu wychodzenia i powrotu z pracy, zawsze można cos jeszcze zrobić, poprawić front….
– Damska część zespołu twierdzi, że czasem warto wyjść z dresu i piżamy na rzecz nowej sukienki.
-Wszyscy jesteśmy jednogłośni, że praca zdalna wymaga dużej samodyscypliny aby osiągnąć wynik
– Praca zespołowa jest trudniejsza, dobrze jest usiąść i zrobić burzę mózgów. Czasem nawet w kuluarach powstają niesamowite pomysły i rozwiązania problemów.
Praca zdalna ma zarówno swoich zwolenników jak i przeciwników. Jej minusem jest na pewno to, że będąc w domu pracujesz na kilka etatów jednocześnie, jesteś: pracownikiem, rodzicem, kucharką, nauczycielką i wyprowadzasz psa. Ale plus jest taki ze możesz prowadzić konferencje i obierać ziemniaki jednocześnie Nie oszukujmy się też, że mając 4 dzieci w tym troje szkolnych, 2 komputery służbowe i jeden domowy jesteśmy w stanie efektywnie pracować zdalnie a nasze dzieci mogą uczestniczyć w lekcjach online. Dlatego też w Lemonovej od lat praktykujemy pracę zdalną byśmy byli elastyczni i niezależni, i by żadna pandemia nie była nam straszna. Jedno jest pewne przyszła zmiana i praca zdalna pozostanie w wielu branżach na stałe. Może pracodawcy zauważyli że mogą zaoszczędzić na wynajmie biura, może miasta się odkorkują, może powietrze będzie czystsze, może będzie nam się żyło bliżej- bo mimo, że za ekranami monitorów to bliżej tych co dla nas ważni- rodziny czy przyjaciół.